Miten varmistat että Bi-investointi on käytössä?

Adoption tracking eli "omaksumisen hallinta" tarkoittaa menetelmiä ja käytäntöjä, joiden avulla organisaatiot seuraavat ja arvioivat kuinka hyvin käyttäjät omaksuvat ja hyödyntävät uutta teknologiaa. Esimerkiksi Business Intelligence -järjestelmien tapauksessa adoption tracking keskittyy siihen, kuinka aktiivisesti työntekijät hyödyntävät järjestelmää päätöksenteossa ja päivittäisessä työssään. Kyse ei ole pelkästään siitä, käyttävätkö ihmiset järjestelmää, vaan pikemminkin siitä, käyttävätkö he sitä tehokkaasti.

Omaksumisen onnistumista voidaan seurata kolmella tasolla:

• Organisaatiotasolla seurataan analytiikan hallinnon ja tiedonhallinnan käytäntöjen tilaa.
• Käyttäjätasolla seurataan, missä määrin sisällön kuluttajat ja itseohjautuvat sisällönluojat käyttävät aktiivisesti ja tehokkaasti analytiikkatyökaluja, kuten Qlik- tai Power BI -järjestelmää.
• Ratkaisutasolla seurataan käyttöön otetun sisällön vaikutusta. Se myös keskittyy mittaamaan ratkaisujen tuottaman arvon tasoa.

Mitä pitää mitata?

Käyttötilastot
Käyttötilastot sisältävät tietoja siitä, kuinka usein ja laajasti käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa tietyn teknologian tai ohjelmistoratkaisun kanssa. Nämä tilastot antavat tietoa siitä, kuinka usein käyttäjät kirjautuvat sisään, mitä ominaisuuksia he käyttävät ja kuinka kauan he viettävät aikaa sovelluksessa.
Käyttötilastojen ymmärtäminen on olennaista, sillä ne tarjoavat reaaliaikaisen näkymän siihen, miten käyttäjät ovat sitoutuneita teknologiaasi. Nämä tiedot auttavat organisaatioita tunnistamaan vahvoja ja kehitettäviä alueita, mahdollistaen dataohjatut päätökset käyttäjäkokemusten optimoimiseksi.

Tavallisia esimerkkejä ovat:
Kirjautumiset ja aktiiviset käyttäjät
Tämä mittari seuraa, kuinka moni käyttäjä käyttää aktiivisesti ohjelmistoa tai työkalua. Päivittäisten, viikoittaisten ja kuukausittaisten aktiivisten käyttäjien määrä osoittaa uusien käyttäjien sitoutumisen tason ja sitä voidaan käyttää koko järjestelmän käyttöönoton arvioimiseen. Korkeat päivittäiset kirjautumiset osoittavat alustan aktiivista käyttöä, kun taas kirjautumisten väheneminen voi olla merkki sisällön tai käyttäjäkokemuksen kehittämistarpeesta.

Ominaisuuksien käyttö
Seuraamalla ominaisuuksien käyttöä, organisaatiot voivat tunnistaa, mitkä ominaisuudet ovat suosittuja ja mitkä kaipaavat kehittämistä. Tämä auttaa priorisoimaan ominaisuuksien kehittämistä ja varmistamaan, että käyttäjät hyödyntävät käytettävissä olevia toiminnallisuuksia mahdollisimman tehokkaasti.

Istunnon kesto
Pidempi istunnon kesto viittaa siihen, että käyttäjät kokevat sovelluksen mielekkääksi ja arvokkaaksi. Se osoittaa, että käyttäjät viettävät huomattavan ajan käyttäen sovellusta harjoituksiin, edistymisen seuraamiseen tai sisällön käyttämiseen. Lyhyet istunnot voivat olla merkki sisällön parannustarpeista tai paremman käyttäjäohjauksen tarpeesta.

Huom! Joskus istunnon kesto voi tarkoittaa myös että sovellus on vaikea käyttää. On hyvä analysoida myös toimenpiteet kuten klikkaukset. Jos sovelluksen perustoiminnon aikaansaaminen vaatii paljon klikkauksia/valintoja, se vie aikaa. Usein sovelluksen käytettävyyttä on silloin parennettava.

Tuotteen omaksumisnopeus
Tuotteen omaksumisopeus mittaa, kuinka nopeasti käyttäjät omaksuvat teknologian täysin. Omaksuminen lyhyessä ajassa viittaa onnistuneeseen käyttöönottoon ja integraatioon työprosesseihin. Se heijastaa myös perehdytysprosessien ja käyttäjäkoulutuksen tehokkuutta.

Ominaisuuksien käyttöönottonopeus
Ominaisuuksien käyttöönottonopeus auttaa tunnistamaan, mitkä tietyt toiminnallisuudet ovat käyttäjien suosiossa. Se mahdollistaa koulutuksen tai markkinointikampanjoiden kohdentamisen vähemmän käytetyille ominaisuuksille. Lisäksi se auttaa priorisoimaan ominaisuuksien kehittämistä perustuen käyttäjien mieltymyksiin ja tarpeisiin.

Käyttötaajuus
Käyttötaajuus tarjoaa tietoa käyttäjien tottumuksista ja siitä, kuinka syvällisesti teknologia on integroitu heidän päivittäisiin rutiineihinsa. Korkea käyttötaajuus osoittaa vahvaa sitoutumista ja uskollisuutta, kun taas alhainen taajuus voi edellyttää strategioita käyttäjien uudelleensitomiseen.

Tarkastele säännöllisesti käyttötilastoja tunnistaaksesi alihyödynnettyjä ominaisuuksia tai alueita, joissa käyttäjät saattavat kamppailla. Tarjoa kohdennettua koulutusta tai tukea käyttäjille, jotka eivät hyödynnä keskeisiä toiminnallisuuksia.

Miten luodaan toimintasuunnitelma?

Seurannan avulla voidaan tunnistaa strategisia kehittämiskohteita, joihin tulisi keskittyä. Nämä prioriteetit ohjaavat  BI -tiimien, muiden data-tiimien ja niitä tukevien liiketoimintatiimien työtä.

1. Määritellään ja ylläpidetään yhteistä ymmärrystä siitä, mitä adoptio tarkoittaa organisaatiossasi, mukaan lukien adoption nykytila ja haluttu tuleva tila.
2. Tunnistetaan strategiset adoptiotavoitteet ja -prioriteetit, jotka ohjaavat niitä käyttäytymismalleja, joita halutaan edistää tai rohkaista (tai käyttäytymismalleja, joita halutaan estää ja välttää).
3.  Määritellään mekanismi, jolla voidaan luotettavasti seurata ja mitata näitä tärkeitä käyttäytymismalleja ja niiden kehittymistä ajan myötä.
4.  Määritetään vastuuhenkilö tai -tiimi seurannan toteuttamiselle.
5.  Toimitaan seurannan tuloksiin perustuen, jotta kehitystä voidaan ohjata ajan kuluessa.

Miten voimme auttaa?

Sekä Qlik- että Power BI -ratkaisuissa on mahdollista toteuttaa valmiit mittariseurannat. Sen lisäksi on mahdollista kytkeä palautetoiminnallisuus suoraan järjestelmiin, jolloin käyttäjä voi antaa nopeaa palautetta.

Ota yhteyttä niin keskustellaan vaihtoehdoista!